Utwórz korespondencję seryjną za pomocą Worda - przewodnika
Funkcja listowa w programie Word jest z pewnością jedną z najpopularniejszych funkcji w edytorze tekstu. Jeśli się trochę z tym zapoznasz, możesz łatwo utworzyć setki liter za pomocą kilku kliknięć w przyszłości.
Ścieżka do dokumentu masowego
Formularz składa się z dwóch części, głównego dokumentu - który jest zasadniczo taki sam dla wszystkich odbiorców, oraz indywidualnych danych poszczególnych odbiorców. Wystarczy trzy kliknięcia myszką, aby przejść do odpowiedniego menu.
- Najpierw wybierz pozycję menu „Przesyłka” na karcie Słowo.
- Następnie otwórz podmenu w grupie „Rozpocznij korespondencję seryjną”.
- W przypadku listów w pierwszej formie powinieneś się powierzyć „Asystentowi korespondencji seryjnej”.
Asystent korespondencji seryjnej programu Word - przydatna pomoc przy pierwszych próbach
- Najpierw musisz wybrać typ dokumentu w Asystencie korespondencji seryjnej - w naszym przypadku „literach”.
Dokument początkowy - podstawa listu
Dokument początkowy lub główny to właściwy list, do którego później dodasz listę adresatów. Ponownie masz różne opcje do wyboru:
- Kontynuujesz pracę z już otwartym dokumentem Word.
- Wybierz szablon i zmodyfikuj go zgodnie ze swoimi potrzebami.
- Otwierasz list, który został już utworzony.
Lista odbiorców - najważniejsza część dokumentów seryjnych
Dzięki dobrze skonstruowanym listom odbiorców zaoszczędzisz sobie dużo pracy w przyszłości. Dlatego powinieneś poświęcić kilka minut wcześniej i dokładnie przemyśleć, które kombinacje danych najlepiej pasują do twoich celów. Powinno być kilka list lub tylko jedna i które dane muszą być rejestrowane w każdym przypadku. Im bardziej precyzyjnie planujesz z wyprzedzeniem, tym gładsze będą litery formularza. Mail Merge Assistant oferuje dostęp do różnych źródeł danych:
- Wybierz istniejącą listę adresatów.
- Masz dostęp do swoich kontaktów programu Outlook.
- Tworzysz teraz nową listę.
Ostatnie kroki - poszczególne części stają się literą seryjną
Po wybraniu odpowiednich elementów wystarczy je złożyć w formie listu.
- Przede wszystkim umieść blok adresu w miejscu przewidzianym dla niego w dokumencie.
- Zrób to samo z linią powitania.
- Zazwyczaj jest to wystarczające, ale możesz oczywiście dodać kolejne pola, jeśli chcesz. Po wstawieniu wszystkich pól Twój formularz jest gotowy.
Oczywiście nie tylko funkcję listu znajdziesz w MS Office, ale także w innych pakietach biurowych, takich jak Open Office lub Libre Office. Te instrukcje zostały utworzone w programie Word 2010.