Outlook: Utwórz listę mailingową z arkusza kalkulacyjnego Excel - jak to działa
W tej praktycznej wskazówce pokażemy, jak utworzyć listę adresową z tabeli adresowej programu Excel w programie Outlook.
Krok 1: Dostosuj listę adresów Excel do listy dystrybucyjnej poczty Outlook
Aby zaimportować listę kontaktów do programu Outlook, musisz ją najpierw przygotować. W przeciwnym razie program Outlook nie może obsłużyć arkusza kalkulacyjnego. Poniższy przykład jest oparty na pakiecie Office 2007, różnice w stosunku do pakietu Office 2010 są wymienione w tekście. Ponownie wyjaśnimy poszczególne kroki w galerii zdjęć poniżej.
- Wybierz wszystkie wiersze i kolumny, które chcesz wstawić.
- Na wstążce pod „Formułami” znajduje się pozycja „Zdefiniuj nazwy”.
- Tutaj możesz nazwać swoje oznaczone rekordy danych (patrz zdjęcie). Na przykład wybierz nazwę „Kontakty” i kliknij OK.
- Zapisz listę jako plik „xls” lub jako plik csv. Program Outlook może nie „zrozumieć” nowszego formatu xlsx.
- Twoja lista adresów jest teraz gotowa do zaimportowania do Microsoft Outlook. Teraz zamknij program Excel.
Krok 2: zintegruj tabelę Excela z programem Outlook
Możesz teraz zaimportować dane kontaktowe do programu Outlook w następujący sposób:
- Outlook 2007: Otwórz kartę „Start” i kliknij „Importuj / eksportuj ...”. W programie Outlook 2010 możesz przejść do okna dialogowego „Importuj” poprzez „Plik | Otwórz”.
- Otwiera się „Asystent importu / eksportu”. Z listy wybierz „Importuj z innych programów lub plików” i kliknij „Dalej”.
- W następnym oknie wybierz „Microsoft Excel”. Kliknięcie przycisku „Dalej” potwierdza wpis.
- Przejdź do „Przeglądaj ...” i wybierz wcześniej zapisaną listę Excela. Aby uniknąć tworzenia duplikatów z tworzonej listy, należy również zaznaczyć opcję „Nie importuj duplikatów”.
- Wybierz „Kontakty” jako folder docelowy.
- Zaznacz wiersz „Importuj kontakty do folderu: Kontakty”. Jeśli w pierwszym kroku przypisałeś inną nazwę, zostanie ona wyświetlona zamiast „Kontakty”. Następnie kliknij „Mapuj (niestandardowe) pola”.
- Po lewej stronie możesz teraz zobaczyć swoje wartości z tabeli. Teraz przypisz je do pól po prawej stronie, przeciągając i upuszczając. Przykład: przypisujesz nazwę „Tony Stark” do pola „Nazwa”. Powiązany adres e-mail znajduje się w sekcji „E-mail”. Możesz oczywiście również przypisać inne wartości, takie jak adres, numer telefonu, faks itp.
- Potwierdź swój wpis za pomocą OK i kliknij „Zakończ”.
- Teraz zaimportowałeś swoją listę adresów z Excela do Outlooka.
Krok 3: utwórz listę mailingową
Teraz wystarczy, że utworzysz listę dystrybucyjną. W nowszych wersjach programu Outlook ta lista nazywa się „grupą kontaktów”.
- W obszarze „Plik” przejdź do „Nowy” i wybierz „Lista dystrybucyjna” (Outlook 2007). W programie Outlook 2010 tworzysz listę dystrybucyjną poprzez wpis „Kontakty” (u dołu po lewej), a następnie na pasku menu „Nowa grupa kontaktów”.
- Kliknij „Wybierz członków” i wybierz „Kontakty” po prawej stronie siatki książki adresowej.
- Teraz możesz dodać dowolną liczbę importowanych kontaktów do listy. Potwierdź swój wybór za pomocą Ok.
- Możesz teraz nazwać listę dystrybucyjną. Potwierdź swój wpis za pomocą „Zapisz i zamknij”.
Uwaga: Ta praktyczna wskazówka została przeprowadzona w programach Excel 2007 i Outlook 2007. W zależności od wersji poszczególne kroki mogą nieznacznie różnić się od instrukcji.
Ta praktyczna wskazówka wyjaśnia, jak skonfigurować drugą strefę czasową w programie Outlook.