Kalendarz programu Outlook: Zarządzaj spotkaniami - najlepsze wskazówki
Czy chcesz łatwiej zarządzać terminami w kalendarzu Outlooka? Pokażemy najlepsze wskazówki, jak lepiej zorganizować spotkania w Outlooku.
Wskazówka 1: Zaproś uczestników na spotkanie w programie Outlook
Jeśli planujesz spotkanie, możesz zaprosić wybranych uczestników bezpośrednio za pośrednictwem utworzonego spotkania w programie Outlook. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- Przejdź do widoku kalendarza programu Outlook i otwórz nowy termin za pomocą przycisku „Nowy termin”.
- Możesz teraz zostawić wiadomość uczestnikom w polu tekstowym, które pojawi się w zaproszeniu e-mail.
- W menu „Start” kliknij „Zaproś uczestników” w „Uczestnikach”.
- Wpisz adresy e-mail wszystkich uczestników.
- Sprawdź ponownie godzinę i datę i kliknij „Wyślij”.
- Jeśli następnie zmienisz godzinę, datę lub uczestników, możesz ponownie wysłać informacje do wszystkich uczestników lub tylko do nowych uczestników.
Wskazówka 2: Udostępnij kalendarz bez prywatnych spotkań
Aby ułatwić planowanie spotkań ze współpracownikami, należy udostępniać sobie kalendarze.
- W widoku kalendarza po lewej stronie znajduje się lista Twoich kalendarzy („Moje kalendarze”). Kliknij prawym przyciskiem myszy kalendarz, który chcesz udostępnić.
- Pod pozycją „Udostępnij” wybierz „Udostępnij kalendarz”.
- Otwiera się wiadomość e-mail z opcjami udostępniania. Teraz wprowadź adresy e-mail wszystkich współpracowników, którzy powinni mieć dostęp do Twojego kalendarza. Możesz także poprosić o zwolnienie kalendarzy swoich współpracowników.
- W sekcji „Szczegóły” możesz określić, ile zaproszeni widzą z Twojego kalendarza. Na przykład opcja „Tylko dostępność” pokazuje tylko zablokowane spotkania bez dalszych informacji o danym spotkaniu.
- W razie potrzeby dodaj tekst zaproszenia do zaproszenia i kliknij „Wyślij”.
Wskazówka 3: Utwórz spotkania z serii Outlook
W przypadku regularnych spotkań możesz również utworzyć serię spotkań w programie Outlook, na przykład na cotygodniowe spotkania z zespołem:
- W widoku terminu w menu „Start” w „Opcjach” wybierz przycisk „Typ serii”.
- Teraz określ czas spotkania w serii.
- W sekcji „Próbki serii” określasz rytm, w którym spotkanie powinno się odbywać, na przykład co tydzień, co miesiąc lub co roku.
- W sekcji „Czas trwania serii” możesz również określić datę rozpoczęcia, w której spotkanie odbędzie się po raz pierwszy, oraz liczbę powtórzeń.
Pokazana wskazówka odnosi się do Microsoft Outlook Professional Plus 2013 w połączeniu z Microsoft Exchange Server. W innych wersjach elementy menu mogą się różnić. W dalszych praktycznych wskazówkach wyjaśniamy, jak możesz wyeksportować kalendarz programu Outlook do innego programu poczty e-mail lub jak usunąć stare wpisy kalendarza.