Utwórz list formularza za pomocą Excela i Worda
Możesz również utworzyć źródło danych dla korespondencji seryjnej Word z arkusza kalkulacyjnego Excel. Utwórz plik Excel jak zwykle i wypełnij go danymi. Wyjaśniamy dalsze kroki w tej praktycznej wskazówce na przykładzie.
Łączenie poczty Word z programem Excel jako źródłem danych
Na przykład najpierw utwórz plik Excel zgodnie z grafiką. Następnie uruchom program Word i postępuj zgodnie z instrukcjami poniżej.
- Przejdź do karty „WYSYŁKI” w programie Word.
- Kliknij „Wybierz odbiorcę”, a następnie „Użyj istniejącej listy”.
- W następnym oknie dialogowym wybierz właśnie utworzony plik Excel i potwierdź, klikając „Otwórz”.
- W następnym oknie musisz wybrać tabelę w pliku Excel, w której dane są dostępne. W takim przypadku będzie to Tabela 1. Zaznacz „Pierwsza seria danych zawiera nagłówki kolumn” i kliknij „OK”.
Wstaw pola korespondencji seryjnej
Ponieważ poprzednie okno dialogowe zostało potwierdzone za pomocą „OK”, używasz programu Excel jako źródła danych. Aby to zademonstrować, dodaj pola korespondencji seryjnej do korespondencji seryjnej w następujący sposób.
- Wróć do karty „PRZESYŁKI” i kliknij „Wstaw pole korespondencji seryjnej”. Wpisy na liście rozwijanej odpowiadają nagłówkom kolumn w pliku Excel.
- Złóż mały blok adresu, najpierw wstawiając pole korespondencji seryjnej „imię”, następnie „nazwisko”, a następnie „adres”.
- Teraz ponownie kliknij kartę „POKAZY” w „Podgląd wyników”.
Program Word pokazuje teraz pierwszy wpis w pliku Excel. W przypadku drugiej osoby kliknij niebieską strzałkę skierowaną w prawo po prawej stronie przycisku „Podgląd wyników”. Za pomocą tych strzałek można przejrzeć wszystkich odbiorców odczytanych przez program Word z pliku Excel. Ma to tę zaletę, że litera i układ są wyraźnie i jednolicie na stronie programu Word. Oznacza to, że wszelkie zmiany są natychmiast stosowane do wszystkich odbiorców. Jeśli dodani zostaną nowi odbiorcy, możesz po prostu dodać ich do pliku Excel, a są oni już dostępni w formularzu.
Te instrukcje dotyczą programu Outlook 2010/2013. Wskazówki dotyczące formatowania warunkowego w programie Excel można znaleźć tutaj.