Excel: Zezwól tylko na określone wartości - jak to działa
Dzięki sprawdzaniu poprawności danych możesz zezwolić tylko na określone wartości w komórkach w programie Excel. Oznacza to, że natychmiast upewniasz się, że nie można wprowadzić nieprawidłowych wpisów. Jest to szczególnie przydatne, gdy kilka osób edytuje plik.
Zezwalaj tylko na określone wartości w programie Excel
Poniższe instrukcje działają ze wszystkimi wersjami programu Excel 2007.
- Wybierz komórkę lub obszar do sprawdzenia podczas pisania.
- Na pasku menu lub wstążce przejdź do Dane> Przegląd danych> Przegląd danych.
- W następnym oknie definiujesz odpowiednie kryteria sprawdzania ważności w zakładce „Ustawienia”.
- W polu „Zezwalaj” możesz wybierać między „Integer”, „Decimal”, „List”, „Date”, „Time”, „Text text” i „Defined User”. Każda wartość jest tutaj dozwolona jako standard.
- W zależności od wyboru masz opcję w obszarze Dane, aby jeszcze bardziej ograniczyć wartości. Na przykład możesz zezwolić na wpisanie daty między 01.01.2017 a 31.12.2017.
- Jeśli chcesz od razu określić stałe wartości, wybierz „Lista”.
- Wprowadź żądane wartości oddzielone średnikiem.
- Jeśli wpisy już istnieją w tabeli, kliknij przycisk w polu „Źródło”, przejdź do odpowiedniego arkusza w skoroszycie, zaznacz odpowiedni obszar i potwierdź wybór za pomocą „Enter”.
- Zobaczysz strzałkę rozwijaną obok przypisanego pola kontrolnego danych. Teraz można wybrać wartość z listy.
- Ponadto określ sposób traktowania pustych komórek podczas sprawdzania, aktywując lub dezaktywując pole wyboru „Ignoruj puste komórki”.
- Aby usunąć kontrolę danych, wybierz komórki, które nie są już sprawdzane. Przejdź do Dane> Przegląd danych> Przegląd danych, a następnie kliknij przycisk „Wyczyść wszystko”.
Wprowadź komunikaty wejściowe i komunikaty o błędach w celu sprawdzenia danych
Możesz przekazać użytkownikom pliku informacje o oczekiwanym formacie i informacje o niepoprawnych wpisach. Aby to zrobić, wprowadź odpowiedni tekst dla każdej kontroli ważności.
- W obszarze Sprawdzanie danych oprócz karty „Ustawienia” znajdziesz „Komunikat wejściowy” i „Komunikat o błędzie”.
- Zaznacz „Pokaż komunikat wejściowy, gdy wybrany jest wiersz”.
- Wprowadź tytuł i komunikat wyjaśniający. Gdy tylko kursor znajdzie się w odpowiedniej komórce, użytkownik wyświetla tę informację jako wyskakujące okienko.
- Zrób to samo dla komunikatu o błędzie.
- Jeśli wprowadzono nieautoryzowaną wartość, informacja ta zostanie wyświetlona. Zła wartość nie została przyjęta i użytkownik musi wprowadzić poprawny wpis.
- Jeśli wprowadzono prawidłowe wartości, ten komunikat nie jest odpowiednio wyświetlany.
Jeśli danych nie można zastąpić, możesz zablokować i chronić komórki w programie Excel. Jak to zrobić, przeczytaj następną praktyczną wskazówkę.