Używaj Excela jako bazy danych - jak to działa
Jeśli potrzebujesz tylko małej bazy danych bez skomplikowanych zapytań, możesz również użyć programu Excel jako bazy danych. W ten sposób oszczędzasz koszty MS Office Access i nadal możesz stosunkowo dobrze zarządzać swoimi danymi.
Utwórz bazę danych w programie Excel
W naszym małym przykładzie tworzymy bazę danych dostawców.
- Po rozważeniu, które informacje powinny być zarządzane w bazie danych, rozprowadź je rozsądnie w kolumnach.
- Jeśli to możliwe, należy zawsze umieszczać dane, dla których chcesz utworzyć zapytania, w osobnej kolumnie.
- Zapewniamy odpowiednie kolumny z oczywistymi nagłówkami, takimi jak nazwa dostawcy, ulica, kod pocztowy, miasto, osoba kontaktowa, numer telefonu, dostawca od, dostawca, czas dostawy, rabaty i tak dalej.
- W pierwszej kolumnie podajemy wewnętrzny numer dostawcy. Aby później przypisać numery identyfikacyjne, składa się z jednej lub więcej liter, w zależności od liczby tabel, które chcesz utworzyć, a następnie z kolejnego numeru. Litery są skrótami odpowiednich tabel. W tabeli dostawców będzie to zatem L.
Baza danych działa w programie Excel
W programie Excel nie można tworzyć zapytań SQL tak złożonych jak w programie Access, ale arkusz kalkulacyjny ma również pewne funkcje bazy danych.
- Aby uzyskać dostęp do funkcji bazy danych, kliknij kartę „Formuły”.
- Wybierz przycisk „Wstaw funkcję” na wstążce.
- Pod „Wstaw funkcję” znajdziesz opcję „Baza danych” w menu rozwijanym „Wybierz kategorię”.
- Funkcje bazy danych dostępne w programie Excel są następnie wyświetlane w obszarze „Wybierz funkcję”.
- Po kliknięciu poszczególnych funkcji otrzymasz wyjaśnienie, do czego możesz użyć odpowiedniej funkcji bazy danych.