Samouczek dostępu: podstawy wyjaśnione
Czy po raz pierwszy chcesz utworzyć bazę danych z programem Access? W tym samouczku wyjaśniamy najważniejsze podstawy i terminy z wersji Access 2010.
Struktura bazy danych Access
Oprócz tabel w programie Access wykorzystywane są zapytania, formularze, raporty, makra i moduły.
- Wszystkie dane są początkowo uporządkowane w tabelach. Tabela może na przykład zawierać adresy lub informacje o artykule. Dane są przechowywane w kolumnach i wierszach.
- Wiersze są nazywane rekordami, a kolumny nazywane są polami.
- Za pomocą zapytań możesz filtrować, łączyć lub obliczać dane zawarte w tabelach. W tym celu różne tabele są połączone ze sobą za pomocą relacji, jeśli to konieczne.
- Dane są wprowadzane przez odpowiedniego użytkownika w formularzach. Dane można również przeglądać w formularzach. Wyniki zapytania można wyświetlać w formularzach.
- Raporty są podobne do formularzy i służą do drukowania.
- Makra służą do automatyzacji procesów roboczych. Kilka czynności, takich jak polecenia menu, można wykonać automatycznie jedna po drugiej.
- W modułach możesz zapisać funkcje i procedury, które sam zaprogramowałeś za pomocą VBA.
Zaprojektuj bazę danych Access
Baza danych zaczyna się w twojej głowie. Ważne jest wcześniejsze zdefiniowanie struktury.
- Zastanów się, które dane (np. Artykuły, zamówienia, informacje o klientach) powinny zawierać Twoją bazę danych.
- Podziel różne daty na tematy. Każdy temat jest później zapisywany w osobnej tabeli.
- Określ, jakie informacje muszą być przechowywane w każdej tabeli. Na przykład w tabeli z artykułami potrzebujesz nazwy artykułu, numeru artykułu i ceny jako nagłówków kolumn.
- Aby uniknąć powielania rekordów danych, zdefiniuj tak zwany klucz podstawowy. Zapewnia to, że nadmiarowe dane nie mogą nawet powstać. W przypadku artykułów numerem artykułu byłby klucz podstawowy.
- Zdefiniuj relacje między poszczególnymi tabelami. Aby później utworzyć zapytania z różnych tabel, tabele należy połączyć. Na przykład przy zamawianiu rejestrowane są również numery artykułów. Tak więc relacją między tabelą pozycji a tabelą zamówień będzie pole numeru pozycji.
Widoki w bazie danych Access
Zawsze masz co najmniej dwa różne typy widoków dla każdego obiektu.
- W widoku Projekt określasz, które pola mają być używane, i ustawiasz opcje. Widok projektujesz w formularzach i raportach.
- Widok arkusza danych pokazuje zawartość tabel i wyniki zapytań.
- W przypadku formularzy i raportów dane są wyświetlane w widoku formularza lub raportu.
Utwórz pierwszą prostą bazę danych Access
Początkiem każdej bazy danych jest tabela.
- Z menu Kompilacja przejdź do przycisku Projekt tabeli.
- Wprowadź nazwę pola w kolumnie „Nazwa pola”. Nazwij pola, np. Nazwę artykułu, numer artykułu itp.
- Następnie określ typ danych. W przypadku nazwy artykułu dobrym wyborem jest pole tekstowe. Access zapewnia wybór tutaj.
- Po przejściu do widoku arkusza danych można wprowadzić dane testowe.
- Jeśli utworzyłeś kilka tabel, zdefiniuj teraz relacje między nimi. Aby to zrobić, wybierz przycisk „Relacje” na karcie „Narzędzia bazy danych”.
- Za pomocą myszy możesz narysować linię między polami.
- Aby wyświetlić przefiltrowane dane w formularzu lub raporcie, wybierz polecenie „Projekt zapytania” na karcie „Utwórz”. Dodaj jedną lub więcej tabel, z których chcesz korzystać z pól, klikając.
- Wybierz pola, których chcesz użyć z tabel. Przeciągnij pole z listy do pustej kolumny lub kliknij dwukrotnie pozycję na liście.
- Jeśli korzystasz z kilku tabel, upewnij się, że poprawnie zdefiniowałeś relacje.
- Zapisz tabelę.
- Aby utworzyć formularz, przejdź do zakładki „Utwórz” i wybierz „Projekt formularza”.
- Następnie kliknij „Dodaj istniejące pola” w grupie „Narzędzia”. Teraz wybierz pola z tabel lub właśnie utworzonego zapytania i umieść je w wersji roboczej.
- Utworzyłeś pierwszą prostą bazę danych w programie Access.
W następnej praktycznej wskazówce przeczytasz, jak wykonać zapytanie dotyczące tabeli przestawnej w programie Access.