Utwórz powiadomienie o urlopie w Outlooku - oto jak to zrobić
Ustaw powiadomienie o urlopie: W programie Microsoft Outlook możesz automatycznie odpowiadać na przychodzące wiadomości e-mail z powiadomieniem o urlopie, jeśli będziesz niedostępny przez długi czas. Pokażemy dwa sposoby konfigurowania powiadomień o wakacjach.
1. Outlook: Przejdź do notatki o urlopie poprzez „Automatyczne odpowiedzi”
Jeśli chcesz skonfigurować notatkę o nieobecności w Outlooku bez żadnych specjalnych reguł, możesz to zrobić dość szybko za pomocą „Automatycznych odpowiedzi”. Poniższe instrukcje działają ze wszystkimi aktualnymi wersjami programu Outlook.
- Uruchom program Outlook i kliknij kartę „Plik” w lewym górnym rogu.
- W obszarze „Informacje o koncie” kliknij przycisk „Odpowiedzi automatyczne”.
- Tutaj możesz wybrać okres, w którym wysyłane jest powiadomienie o nieobecności. Aby to zrobić, aktywuj opcję „Wyślij automatyczne odpowiedzi” i ustaw datę początkową i końcową. Jeśli niczego nie wprowadzisz, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana natychmiast i „na zawsze”.
- Jeśli korzystasz z programu Outlook dla firm, sensowne jest również utworzenie nieco zrelaksowanego raportu nieobecności dla swoich współpracowników („Wewnątrz mojej organizacji”) i bardziej formalnego dla kontaktów biznesowych („Poza moją organizacją”).
- W tekście należy wskazać datę zakończenia wakacji lub nieobecności. Dobrym pomysłem jest również wyznaczenie przedstawiciela do spraw notatek urlopowych, z którymi osoba kontaktowa może się skontaktować w pilnych sprawach.
- Za pomocą „OK” potwierdzasz powiadomienie o urlopie. Na wszystkie wiadomości e-mail od godziny rozpoczęcia zostanie teraz podany wpisany tekst.
Przykładowy tekst notatek o nieobecności
- Możesz sformułować zawiadomienie o nieobecności zgodnie ze schematem na zrzucie ekranu.
- W naszej galerii zdjęć znajdziesz również inne szablony notatek z wakacji.
2. Z reguły określ powiadomienie o urlopie w programie Outlook
Możesz także użyć reguły do tworzenia notatek nieobecnych. Jest to nieco bardziej skomplikowane, ale umożliwia także wysyłanie różnych wiadomości e-mail o nieobecności dla różnych odbiorców. Instrukcje mogą się nieznacznie różnić w zależności od wersji pakietu Office.
- Po uruchomieniu programu Outlook kliknij kartę „Plik”. W tym miejscu należy już wybrać kategorię „Informacje”.
- Kliknij „Zarządzaj regułami i powiadomieniami” poniżej. Otwiera się nowe okno.
- W zakładce „Reguły e-mail” znajduje się pozycja „Nowa reguła”. Wybierz „Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości” tutaj.
- Poniżej możesz wybrać przypadki, w których nadawcy (na przykład z pewnymi słowami) powinni wysłać zawiadomienie o urlopie. Jeśli chcesz, aby wiadomość o nieobecności była wysyłana do wszystkich nadawców otrzymanych wiadomości e-mail, wybierz opcję „Przez nazwę konta konta” i wybierz żądane konto e-mail (w przypadku zarządzania wieloma kontami za pomocą programu Outlook).
- W następnym oknie wybierz, co powinno się stać z otrzymaną wiadomością e-mail. Aby odpowiedzieć na nie przy pomocy szablonu, musisz zaznaczyć „odpowiedz na konkretny szablon”. Aby wybrać szablon (plik Word), kliknij niebieski tekst („określonego szablonu”). Powiadomienie o urlopie jest teraz aktywne.
W tej praktycznej wskazówce możesz przeczytać, jak skonfigurować automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail w programie Outlook.